DGD | Divisão de Gestão Documental

Chefe de Divisão: Mário Sá

A Divisão de Gestão Documental, designada abreviadamente por DGD, tem por missão assegurar a gestão integrada de toda a informação municipal, independentemente do seu suporte, desde a fase da sua receção ou produção, passando pela sua correta tramitação administrativa, até à fase da avaliação, seleção final, arquivo e posterior divulgação.

1    — A DGD integra o Serviço de Expediente (SE) e o Serviço de Arquivo Municipal (SAM), aos quais compete, nomeadamente as seguintes funções:

  1.1    — Serviço de Expediente (SE):

    a)    Assegurar os serviços de receção, registo e encaminhamento do correio postal e correio eletrónico dirigido ao município, bem como a expedição de todo correio para o exterior;

    b)    Gerir e centralizar a circulação interna dos documentos físicos;

    c)    Garantir a normalização de documentos, fazendo cumprir as normas de referência;

    d)    Assegurar a elaboração de Editais e proceder à divulgação de atos administrativos, das decisões e diretivas dos órgãos municipais pelos meios adequados, assim como proceder à divulgação da informação institucional através da Intranet e do Portal Institucional em articulação com a área da Comunicação;

    e)    Assegurar a divulgação interna e externa de atos administrativos e outros documentos, e a sua publicação no Diário da República;

    f)    Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões e autenticações.

  1.2    — Serviço de Arquivo Municipal (SAM):

    a)    Garantir a gestão de toda a documentação produzida e recebida pelo município, independentemente do tipo de suporte, promovendo a sua preservação, tratamento arquivístico, acesso e comunicação de acordo com o Regulamento do Arquivo Municipal;

    b)    Administrar o Sistema Eletrónico de Gestão Documental, definindo a sua utilização em termos de classificação documental e acessos, assim como promover e sensibilizar para as boas práticas administrativas na sua utilização;

    c)    Gerir o arquivo intermédio municipal, coordenando todas as tarefas de recolha e tratamento de documentação municipal, procedendo à sua avaliação, seleção e eliminação de acordo com a legislação em vigor;

    d)    Gerir o serviço de digitalização de documentação municipal, procedendo ao prévio trata- mento arquivístico da documentação a digitalizar contribuindo dessa forma para uma política ativa de modernização administrativa através da disponibilização imediata da informação aos interessados;

    e)    Gerir o arquivo histórico municipal enquanto centro de memória, identidade e polo de história local, promovendo ainda a identificação, recolha e tratamento arquivístico de fundos documentais públicos ou privados com manifesto interesse histórico para o município assegurando a sua correta divulgação através de uma política ativa de difusão, da promoção de edições, exposições dedicadas e no dimensionamento de um Serviço Educativo à comunidade;

    f)    Coordenar a implementação de uma política de apoio técnico a entidades externas, sempre que esteja em causa a preservação de património arquivístico com manifesto interesse histórico para o município;

    g)    Apoiar as ações de estudo e divulgação da documentação e fontes existentes no Arquivos Municipal, nomeadamente aquelas conducentes à investigação e à publicação de trabalhos com interesse histórico para o município;

    h)    Promover todas as diligências junto dos serviços municipais para que estes respeitem regras uniformes de organização nos seus arquivos de modo a que sejam convenientemente conservados e tratados arquivisticamente;

    i)    Promover a aquisição de espécies e coleções de interesse documental para o Arquivo Municipal;

    j)    Garantir, em parceria com o DITIC, a elaboração e aplicação do Plano de Preservação Digital.